Die Anmeldung stellt eine verbindliche Zusage zur Teilnahme an der Veranstaltung dar. Ein Rechtsanspruch auf einen Startplatz wird hierdurch nicht begründet.​ Die Anmeldung ist ausschließlich über das Online‑Anmeldeformular möglich. Anmeldungen können nur bearbeitet werden, wenn alle Pflichtfelder vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllt wurden.​ Jede Anmeldung wird per E‑Mail bestätigt.

Das Startgeld wird nach der Anmeldung per Lastschrift eingezogen. Nur am Veranstaltungstag können frei gewordene Startplätze – sofern verfügbar – vor Ort in bar bezahlt werden.

Anmeldungen werden im Rahmen der verfügbaren Startplätze in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt. Ist die maximale Anzahl an Teilnehmenden erreicht, sind keine weiteren Online‑Anmeldungen möglich. Frei werdende Startplätze durch rechtzeitige Absagen können am Veranstaltungstag vor Ort vergeben werden; ein Anspruch auf einen solchen Startplatz besteht nicht.

Ein Anspruch auf Rücktritt vom Vertrag mit Erstattung des Startgeldes besteht nicht. Eine Abmeldung von der Veranstaltung ist jedoch möglich.​ Abmeldungen können per E‑Mail an inselschwimmen(at)potsdam.dlrg.de erfolgen. In diesem Fall kann eine Ersatzperson benannt werden.​ Angemeldete Teilnehmende können ihre Teilnahme bis zum Meldeschluss kostenlos online über die Teilnehmendenseite absagen. Bei Nichtteilnahme besteht kein Anspruch auf Rückerstattung des Startgeldes. Mit der Anmeldung stimmen die Teilnehmenden dieser Regelung ausdrücklich zu.​ Ein zugesagter Startplatz kann bis spätestens 60 Minuten vor dem Start an eine andere Person übertragen werden. Hierfür ist vor Ort eine Wechselgebühr gemäß Preisliste in bar zu entrichten.

Mit ihrer Anmeldung erkennen die Teilnehmenden die folgenden Regeln und Bedingungen ausdrücklich an:

• Nach Freigabe der Wasserfläche bitten wir die Teilnehmer sich unter der Wimpelkette einzufinden.
• Der Start erfolgt bei allen 3 Läufen als Massenstart.
• Die Zeitnahme erfolgt an Land.
• Die einzelnen Altersklassen schwimmen gemeinsam, werden jedoch getrennt gewertet.
• Die Schwimmstrecke ist durch Bojen und Schwimmleinen markiert.
• Das Verlassen der Strecke kann zur Disqualifikation führen.
• Nutzung von Neoprenanzügen
  • Für die Nutzung von Schwimm- und Neoprenanzügen orientieren wir uns an den ergänzenden Regelungen des Deutschen Schwimm‑Verbands (DSV) zur Schwimmbekleidung bei Freiwasserwettkämpfen („Schwimmen Freiwasser“, https://www.dsv.de/de/service/regelwerke/schwimmen/)
    • Für Wassertemperaturen von mindestens 20°C sind lediglich Schwimmanzüge zugelassen.
    • Beträgt die Wassertemperatur zwischen 18°C bis unter 20°C ist es den Athleten freigestellt, einen Schwimmanzug oder einen Neoprenanzug zu tragen.
    • Bei Wassertemperaturen von weniger als 18°C ist das Tragen eines Neoprenanzugs verpflichtend
• Das Benutzen von Hilfsmitteln (Flossen, Paddles etc.) ist nicht gestattet.
• Für den Fall, dass Ihre Kräfte Sie verlassen, geben Sie ein deutliches Zeichen (Arm heben oder rufen), damit die Rettungsschwimmer wissen, dass sie eingreifen dürfen bzw. ein Notfall vorliegt.
• Da für die Umrundung der Freundschaftsinsel der reguläre Schifffahrtsverkehr für eine Stunde unterbrochen wird, muss der Start pünktlich erfolgen. Auf Nachzügler beim Start kann demzufolge keine Rücksicht genommen werden. Schwimmer, die bis 15:15 Uhr die "Alte Fahrt" noch nicht wieder erreicht haben, werden von Rettungsbooten aufgenommen.

Alle Teilnehmenden erklären sich damit einverstanden, dass im Rahmen der Veranstaltung Foto- und Filmaufnahmen von ihnen gefertigt werden. Diese Aufnahmen können insbesondere für folgende Zwecke genutzt und veröffentlicht werden:

• Berichterstattung und Darstellung der Veranstaltung auf der Webseite der DLRG Ortsgruppe Potsdam e.V.
• Veröffentlichungen in sozialen Medien (insbesondere Instagram-Profil der DLRG Ortsgruppe Potsdam e.V.).
• Vereinsinterne und externe Öffentlichkeitsarbeit sowie Werbemaßnahmen (z.B. Flyer, Plakate, Pressemitteilungen und Berichte in lokalen Medien).

Die Fotografierenden tragen dabei Sorge, dass die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen gewahrt bleiben.

Die Teilnehmenden übertragen der
DLRG Ortsgruppe Potsdam e.V.
Olympischer Weg 3a, Haus der Vereine
14471 Potsdam

die nicht-exklusiven Nutzungsrechte an den im Rahmen der Veranstaltung gefertigten Aufnahmen. Die Einräumung der Nutzungsrechte erfolgt zeitlich unbeschränkt und gilt über den Tod hinaus. Sie erstreckt sich insbesondere auf das Recht, die Aufnahmen in Printmedien, im Internet, in sozialen Medien sowie in sonstigen bereits bekannten und zukünftigen Medien zu verwenden.

Die DLRG ist berechtigt, die Aufnahmen zur Anpassung an verschiedene Medienformate in zumutbarem Umfang zu bearbeiten (z.B. Zuschnitt, Helligkeit, Farbanpassungen). Die Namensnennung der abgebildeten Personen erfolgt nach Ermessen der DLRG.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Nutzung der Bilddaten ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Öffentlichkeitsarbeit der DLRG). Soweit eine Einwilligung maßgeblich ist, erfolgt diese mit der Anmeldung zur Veranstaltung.

Dieser Einverständniserklärung kann widersprochen werden. Ein Widerspruch ist spätestens bis zum Beginn der Veranstaltung schriftlich gegenüber der DLRG Ortsgruppe Potsdam e.V. zu erklären. Ansprechpartner ist:

Jeremias Siehr
E-Mail: oeka(at)potsdam.dlrg.de

Jede teilnehmende Person erklärt, dass sie körperlich gesund ist und ohne gesundheitliche Bedenken am Wettkampf teilnehmen kann. Für minderjährige Teilnehmende geben die Sorgeberechtigten diese Erklärung ab.

Es wird der Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung beachtet. Die im Rahmen der Anmeldung angegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Organisation, Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung verarbeitet und gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt automatisiert, die Daten werden vertraulich behandelt.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die
DLRG Ortsgruppe Potsdam e.V.
Olympischer Weg 3a, Haus der Vereine
14471 Potsdam
vertreten durch den Vorstand (Axel Koppernock, Christian Neuse, Stephan Naundorf).

Die DLRG Ortsgruppe Potsdam e.V. hat die tollense-timing GmbH & Co. KG mit der technischen Unterstützung der Veranstaltung beauftragt. Hierzu werden die zur Durchführung und Auswertung erforderlichen Daten an tollense-timing übermittelt und in unserem Auftrag verarbeitet.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zum Zweck der ordnungsgemäßen Planung, Durchführung, Zeitnahme, Ergebnisdarstellung und Abrechnung der Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigte Interessen, insbesondere an einer geordneten Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung).

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung oder Abrechnung der Veranstaltung erforderlich ist (z.B. gegenüber Gemeinden, Sportbünden oder Verbänden im Rahmen von Förderanträgen, Meldestatistiken oder Ergebnislisten). In diesem Zusammenhang können während oder nach der Veranstaltung Teilnehmerlisten und Ergebnisübersichten erstellt und, soweit zur Durchführung üblich, veröffentlicht werden.

Die Daten von Nicht-Mitgliedern werden spätestens mit Ablauf des zehnten Kalenderjahres nach ihrer Erhebung gelöscht und ggf. erstellte Ausdrucke vernichtet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder eine längere Speicherung aus Gründen der sporthistorischen Dokumentation von Wettkampfergebnissen erforderlich ist.

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Ggf. Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO).

Fragen zur Verarbeitung der Daten und zur Wahrnehmung der Rechte können an Axel Koppernock (vorsitzender(at)potsdam.dlrg.de) gerichtet werden.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Anmeldung und Teilnahme nicht möglich.